第十一条： 公告和记录保存

SEARS公司要求其供应商以恰当的当地语言在员工可及处张贴此《准则》。供应商须保存充分的详细资料以便向SEARS公司

证明其完全遵守此《准则》，并提供给SEARS公司的代表供其检查。主要规定Sears公司采购准则的“公告及文件记录保存”条款旨在敦促供应商和生产厂家向员工解释Sears公司采购准则，保证所有工厂根据Sears公司采购准则的规定进行生产。“公告及文件记录保存”条款包括以下主要规定：

ü          所有Sears公司业务合作伙伴，必须在工厂内的公众场所张贴翻译成当地语言的Sears公司采购准则。

ü          所有Sears公司业务合作伙伴，必须向工人说明Sears公司采购准则的规定，以及根据该准则，工人应享有的权利。此外，Sears公司供应商和生产厂家还必须遵守以下规定：

ü          保存能够支持工厂评估工作的所有必要文件。

ü          应Sears公司代表要求提供雇用工人记录。

ü          允许Sears公司代表单独同工人面谈。

ü          及时回复Sears公司代表有关Sears公司采购准则执行情况的合理垂询。

ü          遵守Sears公司文件记录保存规定的补充指导原则。

违规行为:

ü          工厂拒绝检查员进入厂内进行检查。

ü          工厂拒绝向Sears公司代表或代理机构提供有关文件记录。

ü          工厂故意在文件中记录不准确的信息。

ü          工厂未在工作场所保存有关文件记录。

ü          工厂有意遗漏文件记录（如工作合同、人事档案、工资记录和工作时间记录等）。

ü          工厂未按法律规定在工作场所张贴有关通知。

ü          工厂的有关经营许可证过期。

良好管理实务:

ü          工厂保存了完整、记录准确的文件。

ü          工厂允许Sears公司代表或代理机构，进入厂内检查员工和工资记录，并同工人及管理层进行面谈。

ü          工厂不打击工人回答检查员提问的积极性，不得干涉工人回答检查员的提问。

ü          工厂为检查员提供单独的场所，以方便员工同检查员进行面谈。

ü          工厂在厂区内张贴法律规定的通告。

ü          工厂在工人活动的地点张贴已翻译成当地语言的Sears公司采购准则。

ü          工厂向经理、主管和工人说明检查员有权同他们中的任何一员进行交谈，经理、主管和工人须以合作的态度回答检查员的提问。

ü          工厂保存了Sears公司文件记录补充指导原则中列出的所有文件。

常见问题:

问：一家工厂不允许Sears公司的检查员检查员工档案、工资和工作时间记录，并不准检查员同工人交谈。这种作法是否违反了Sears公司采购准则的指导原则？

答：Sears公司采购准则明确规定Sears公司的代表或代理机构有权检查各类有关达标工作的文件，因此上述作法属违规行为。

问：一家工厂虽允许Sears公司的代理机构同工人进行面谈，但却以工资和工作时间文件需要更新为理由拒绝

代理机构进行检查。这是否不符合Sears公司采购准则的规定？

答：上述作法存在违规行为的嫌疑。工厂必须提供其它工资和工作时间文件，或向检查员说明更新文件记录所需的时间。